Tableur
Modèle Excel de frais kilométriques
Beaucoup de gens suivent leurs kilomètres dans un tableau Excel. C’est une bonne idée de départ — à condition de savoir ce que le tableau doit contenir, et où il montre ses limites.
Les colonnes indispensables
Un tableau qui tient en cas de contrôle comporte au minimum :
| Colonne | Contenu | Pourquoi |
|---|---|---|
| Date | Jour du déplacement | Rattache le trajet à l’exercice |
| Départ → destination | Ville ou adresse | Rend la distance vérifiable |
| Motif | Client, chantier, rendez-vous | Établit le caractère professionnel |
| Distance | Kilomètres parcourus | Base du calcul |
| Aller-retour | Oui / non | Évite d’oublier la moitié du trajet |
| Montant | Distance × taux du barème | Résultat à reporter |
Ajoutez un total par mois et un total annuel : ce sont eux que reprendra votre comptable.
Les formules du barème
Le piège du tableur, c’est que le taux n’est pas constant : il dépend de la tranche de kilométrage annuelle, qu’on ne connaît qu’à la fin. Pour une 5 CV thermique, la formule du montant annuel ressemble à ceci :
| Tranche | Formule Excel (D = total annuel de km) |
|---|---|
| Jusqu’à 5 000 km | =D*0,636 |
| 5 001 à 20 000 km | =(D*0,357)+1395 |
| Au-delà de 20 000 km | =D*0,427 |
Soit, en une seule cellule : =SI(D<=5000;D*0,636;SI(D<=20000;(D*0,357)+1395;D*0,427))
Les coefficients changent selon la puissance fiscale du véhicule, et sont majorés de 20 % pour un véhicule électrique — il faut donc reprendre la ligne correspondante du barème. Et les rectifier chaque année si le barème est revalorisé.
Là où le tableur coince
- Les distances. Il faut les chercher une par une, itinéraire par itinéraire, et les retaper.
- Le moment de la saisie. Un tableur s’ouvre sur un ordinateur, rarement en sortant d’un rendez-vous — donc on note plus tard, et on oublie.
- La tranche qui change en cours d’année. Franchir 5 000 ou 20 000 km modifie le calcul de toute l’année, pas seulement des trajets suivants.
- Les formules cassées. Une ligne insérée, une plage mal étendue, et le total est faux sans que rien ne le signale.
- Les trajets récurrents. Domicile – bureau trois fois par semaine sur dix mois, ce sont plus de cent lignes à recopier à la main.
Garder Excel, sans le remplir à la main
La bonne nouvelle : vous n’avez pas à choisir entre le confort du tableur et la fiabilité du suivi. KmPro enregistre les trajets au moment où vous les faites, calcule les distances avec les cartes d’Apple, applique le barème de votre véhicule — puis produit le fichier Excel, avec un onglet par mois, un récapitulatif annuel et de vraies formules modifiables.
Vous retrouvez donc exactement ce que vous auriez construit vous-même — sans les heures de saisie, sans les distances à chercher, et sans le risque de formule cassée. Un PDF est également disponible pour joindre à une note de frais.
Obtenir ses fichiers Excel avec KmProLes formules citées reprennent le barème kilométrique en vigueur pour les voitures. Informations données à titre indicatif ; vérifiez le barème de l’année concernée avant de les appliquer.
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